PIM vs. ERP – was sind die Unterschiede?

Wie ERP und PIM eine Einheit bilden

ERP- und PIM-Systeme könnten unterschiedlicher nicht sein – zusammen bilden sie jedoch das Rückgrat für effiziente Geschäftsprozesse im Rahmen der Produktkommunikation und darüber hinaus. Was die Systeme im Kern ausmacht, inwiefern sie sich ergänzen und welche Punkte bei der Auswahl und Integration zu beachten sind, zeigen wir in diesem Blogbeitrag.

Dafür braucht es ein ERP-System

Enterprise Resource Planning (ERP) bezeichnet eine Softwaredisziplin, die auf die Verwaltung und Steuerung von Ressourcen und die Optimierung von Geschäftsprozessen ausgerichtet ist. Hierfür integrieren ERP-Systeme alle relevanten Bereiche und Objekte eines Unternehmens – Finanzen, Personal, Einkauf, Logistik und so weiter –, verbinden diese miteinander und schaffen eine zentrale Datenbasis. Ihr Hauptzweck ist es, Entscheidern Echtzeit-Einblicke in die betrieblichen Abläufe zu ermöglichen und Transaktionsprozesse wie zum Beispiel Zahlungen, Bestellungen und Lagerbewegungen zu unterstützen und zu automatisieren.

ERP-Systeme sind für grosse Unternehmen mit vielen verschiedenen Standorten, Stakeholdern und komplexen Betriebsabläufen ein echtes Muss: Je grösser ein Unternehmen wird, desto wichtiger wird das ERP-System, um den Überblick zu behalten und die Kontrolle zu bewahren. Doch auch kleinere Unternehmen beziehungsweise solche, die sich im Aufbau befinden, sollten sich aus diesem Grund frühzeitig mit ERP auseinandersetzen.

Dafür braucht es ein PIM-System

Beim Product Information Management (PIM) handelt es sich um eine Softwaredisziplin zur Verwaltung, Pflege und Bereitstellung von Produktinformationen. Warum es ein PIM-System braucht, zeigt das folgende Beispiel:

Angenommen, eine Preisänderung wird im ERP-System erfasst. Während das ERP-System alle Abteilungen und User darüber informieren kann, fehlen die Schnittstellen und Funktionen, um die Preise auch an den Points of Sale zu aktualisieren. Die Folge ist, dass die Preise manuell angepasst werden müssen, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch äusserst fehleranfällig ist. Im Gegensatz dazu syndiziert ein PIM-System solche Neuerungen direkt in die angeschlossenen Kanäle. Die modernen Systeme sind zudem in der Lage, Produktinhalte wie Beschreibungen, Bilder oder Dokumente vorzuhalten und kontextualisiert zu verteilen.

PIM-Systeme sind besonders für Unternehmen mit umfangreichen Produktportfolios, komplexen Produktstrukturen oder einer Vielzahl an Vertriebs- und Kommunikationskanälen entscheidend. Sie reduzieren den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Kanalpflege und die Aufgleisung von Marketingkampagnen erheblich und bringen mit integrierten Validierungsregeln, Kreativ-Features und Analytics-Funktionen nicht nur Effizienz, sondern auch Qualität in die Produktkommunikation.

PIM & ERP: Backbone für die interne wie externe Produktkommunikation

Die Kombination von ERP- und PIM-Systemen bildet das Rückgrat effizienter Geschäftsprozesse in der Produktkommunikation und darüber hinaus. Das ERP-System liefert Basisdaten wie Artikelnummern, Preise, Lagerbestände und Lieferinformationen, die sowohl für die interne Organisation essenziell sind. Im PIM-System werden diese Basisdaten mit weiteren Informationen, Texten oder Medieninhalten zum finalen, also ausleitbaren Product Content angereichert. Die Ausleitung und Syndizierung in die angeschlossenen Kanäle – sei es ein Geschäftspartner, ein Online-Shop, ein Produktkatalog oder ein Social-Media-Kanal – übernimmt das System.

Durch die Integration von ERP und PIM in die Information Supply Chain können Unternehmen ihre digitale Wertschöpfungskette zentral abbilden, steuern und Arbeitsschritte automatisieren. Gleichzeitig stellen die Systeme sicher, dass die gewünschte Datenqualität erreicht und in der internen wie externen Produktkommunikation gewahrt bleibt. Das Resultat: Schnellere Markteinführungen und letztlich höhere Absatzzahlen und Konversionsraten.

Herausforderungen bei der Integration

In der Regel ist das ERP-System bereits vorhanden, und ein PIM soll angebunden werden. Um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den beiden Systemen zu gewährleisten, sind die sogenannten Schnittstellen von Bedeutung. Sie müssen stabil und zuverlässig sein. Während es verschiedene Arten von Schnittstellen gibt, die sich in der Wahl der Übertragungsprotokolle und Datenformate unterscheiden, zeichnen sich die State-of-the-art PIM-Systeme durch offene REST-APIs aus, die besonders flexibel sind und sich leicht integrieren lassen.

Auch wenn Softwarehersteller vermehrt mit dem API-first-Ansatz werben, sollten Sie sich bei der Auswahl des PIM-Systems primär an den Anforderungen des optimal passenden Datenmodells orientieren. Bevor Sie sich also mit den technischen Details verschiedener Schnittstellen befassen, ist es wichtiger, ein umfassendes Verständnis der eingesetzten Systeme und Ihrer Arbeitsweisen entlang der Information Supply Chain zu entwickeln – und darauf aufbauend eine geeignete Datenstruktur für das PIM festzulegen. In diesem Sinne sollte die Auswahl und Integration eines PIM-Systems immer auch als Chance gesehen werden, die gesamte Information Supply Chain zu überdenken und die digitale Wertschöpfungskette zu optimieren.

Fazit

Softwareintegrationen sind nicht einfach – doch der Aufwand lohnt sich! Mit ERP und PIM können Sie nicht nur Abläufe effizienter gestalten, sondern auch wertvolle Synergieeffekte erzielen, die Ihre Produktkommunikation auf ein neues Level bringen. Wenn Sie mehr über die beiden Systemtypen erfahren möchten oder Fragen zum Thema Softwareintegration haben, beraten wir Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch.