Das Ziel der Einführung von MediaLink war, die Verwaltung und Steuerung der Aufträge für alle Produktionsbetriebe der Mattenbach-Gruppe zu zentralisieren.
Darüber hinaus sollte das Projekt zu einer Verschlankung der Prozessabläufe führen – von der Auftragsannahme über die Produktion bis hin zur Freigabe beziehungsweise Bereitstellung des Contents für den Kunden. Damit sollte dem immer grösser werdenden Preisdruck, der im Druckgewerbe herrscht, nachhaltig und mit Erfolg begegnet werden.
«MIT MEDIALINK ALS MEDIA ASSET MANAGEMENT-SYSTEM KONNTEN WIR DIE EFFIZIENZ UNSERER ABLÄUFE IN DER DRUCKVORSTUFE SIGNIFIKANT STEIGERN.»
Über die Mattenbach-Gruppe
Die Mattenbach-Gruppe hat ihren Sitz in Winterthur und ist hauptgeschäftlich im Druckerei- und Verlagswesen tätig. In diesen Bereichen bietet sie eine breite Palette an Dienstleistungen für die Print- und Onlinekommunikation an.
Als Zusammenschluss aus mehreren Produktionsbetrieben konzentriert sich die Unternehmensgruppe auf den Vertrieb grafischer Erzeugnissen, einschliesslich aller Vorstufenleistungen wie Layout- Erstellung oder Text- und Bild-Aufbereitung. Darüber hinaus ist die Gruppe in der Softwarebranche aktiv und entwickelt innovative Lösungen für die Bereiche Kommunikation, Medien und Design.
Zusätzlich zu ihrem Kerngeschäft bietet die Mattenbach-Gruppe Beratungs-, Coaching- und Schulungsleistungen im Bereich der betrieblichen Gesundheitsförderung und Wiedereingliederung an und unterstützt Unternehmen bei der Personalsuche und im Personalmanagement.
Ausgangslage
Die Mattenbach-Gruppe vergrössert sich stetig und investiert regelmässig in Digitalisierungsprojekte, um die bestehenden Abläufe und Prozesse im Unternehmen an die jeweils neuen Gegebenheiten und Anforderungen anzupassen und so langfristig die Zusammenarbeit zwischen allen Standorten und Stakeholdern zu sichern. Im Falle des Projekts MediaLink ging es um den Vorstufenproduktionsprozess und das damit verbundene Auftragsmanagement.
Die Mitarbeiter standen hier vor der Situation, dass das bis dato eingesetzte System veraltet war und nicht mehr die nötigen Funktionalitäten bot, um die Komplexität und Dynamik der Kreativprozesse abzubilden. Systemstörungen standen ausserdem an der Tagesordnung, sodass es höchste Zeit war, eine neue und umfassendere Lösung zu finden. Das Auftragsmanagementsystem MediaLink, welches Workflow- und Media Asset-Management unter einem Dach vereint, erwies sich schliesslich als ideale Lösung für die Mattenbach-Gruppe, um für reibungslose und effiziente Abläufe in der Vorstufe zu sorgen.
Ziele
Bei der Suche nach der richtigen Softwarelösung stand das Ziel im Vordergrund, die Verwaltung und Steuerung der Aufträge für alle Produktionsbetriebe der Mattenbach-Gruppe zu zentralisieren. Darüber hinaus sollte das Projekt zu einer Verschlankung der Prozessabläufe führen – von der Auftragsannahme über die Produktion bis hin zur Freigabe beziehungsweise Bereitstellung des Contents für den Kunden –, um dem immer grösser werdenden Preisdruck, der im Druckgewerbe herrscht, nachhaltig und mit Erfolg begegnen zu können. Für den Kreativbereich rückte damit auch die Optimierung des Media Asset Managements in den Vordergrund. Eine intelligente Asset-Verwaltung, die die Verwaltung und Pflege der Mediendaten zentralisiert und standardisiert und eine versionierte Ablage ermöglicht, sollte Fehlerquellen aufgrund von redundanter und manueller Datenhaltung eliminieren und Korrekturschleifen verkürzen.
Problemstellung
Das alte Auftragsmanagementsystem war nicht mehr in der Lage, den Anforderungen der wachsenden Unternehmensgruppe gerecht zu werden und technische Störungen brachten die Abläufe immer wieder ins Stocken. Darüber hinaus führte auch die Tatsache, dass die Media Assets nicht zentral verwaltet und gepflegt wurden, immer häufiger zu Problemen. Beispielweise kam es vor, dass veraltete Datensätze bearbeitet wurden oder aber dringend benötigte Informationen oder Medieninhalte nicht gefunden werden konnte. Darüber hinaus kamen sich die Mitarbeiter, die zusammen an einem Kundenauftrag arbeiteten, des Öfteren in die Quere, weil ihnen der Überblick über den Status der einzelnen Projekte fehlte.
Insgesamt waren die bisherigen Systeme und Ansätze für das Auftrags-, Workflow- und Digital Asset Management also an ihre Grenzen gestossen und sollten durch eine allumfassende Softwarelösung ersetzt werden.
Lösungsdesign
MediaLink ist ein Auftragsmanagementsystem, das mit dem von Bertsch Innovation entwickelten Media Asset Management-System mediacockpit sowie einer integrierten Workflow-Engine bereitgestellt wird, und damit eine Gesamtlösung für die Organisation, Steuerung und Bearbeitung von Produktionsaufträgen darstellt.
Über MediaLink werden die Aufträge aus dem jeweils führenden System (meist ein ERP wie Printplus, Druckx oder utraxx) anhand von frei definierbaren Templates an das mediacockpit-MAM weitergeben und dort mit einer kundenspezifischen Nummer angelegt. Die Vorstufe, sei es ein einzelner Designer oder ein ganzes Team, kann schliesslich über eine native App nach der Auftragsnummer suchen und den Auftrag auschecken, also offiziell und für alle sichtbar übernehmen und mit der Arbeit beginnen. Zwischenstände werden im System versioniert und bearbeitungsgeschützt gespeichert, sodass sich die User bei ihrer Arbeit nicht in die Quere kommen.
Bei MediaLink handelt es sich ausserdem um eine cloudbasierte Lösung, was den Vorteil mit sich bringt, dass die User ganz einfach über den Browser auf das System zugreifen und damit standortunabhängig an den Projekten arbeiten können. Auf diese Weise lassen sich die unterschiedlichen Projekte und Teams auch über mehrere Standorte hinweg zentral verwalten und steuern, was gerade Projektleitern die Arbeit enorm erleichtert. MediaLink stellt darüber hinaus die Möglichkeit bereit, Aufträge auf Netzwerklaufwerke zu übertragen und Dateien lokal zu speichern, sodass Mitglieder eines Teams auch gleichzeitig an einem Auftrag arbeiten können. Manuskripte oder GzD-Daten können schliesslich ganz unkompliziert über Sharing-Links mit dem Kunden geteilt werden.
Anders als bei anderen Auftragsmanagementsystemen, die in Kreativprogramme wie die Adobe Creative Cloud integrieren, ist die Funktionalität von MediaLink nicht abhängig von Updates und den jeweiligen Release-Zyklen von Adobe oder anderen Anbietern, da der Zugriff auf die Dateien nicht durch Plugins der Anwendungen – beispielsweise InDesign, Photoshop oder Illustrator – geregelt wird. Ausserdem lassen sich dank der REST-APIs weitere Softwarelösungen und Tools ohne Programmieraufwand in die Workflows integrieren.
Projekt
Die Implementierung von MediaLink in die Systemlandschaft der Mattenbach-Gruppe erfolgte durch die Schwesterfirma Quantum Digital, nachdem der Ist-Zu-stand mit all seinen Problemen und Potenzialen erhoben und der Soll-Zustand gemeinsam definiert wurde. Nach der Einrichtung eines Testsystems mit fiktiven Daten und einer kurzen Probephase wurde Printplus als führendes System festgelegt und der Standard-Client nach den spezifischen Anforderungen und Wünschen der Mitarbeiter und späteren Poweruser konfiguriert – was aufgrund der offenen Architektur von MediaLink zügig vonstattenging.
Die grösste Herausforderung im Projekt bestand schliesslich darin, die rund 16 TB an Daten, die sich im alten System über die Jahre angesammelt hatten, ins MediaLink zu importieren. Nach der erfolgreichen Datenintegration stand das Team von Quantum Digital der Mattenbach-Gruppe weiter als Digitalisierungspartner zur Seite und betreute unter anderem das Change-Management im Unternehmen.
Vision
Nachdem MediaLink erfolgreich in die Systemlandschaft und auch in die Arbeitswelt der Mattenbach-Gruppe implementiert wurde, sollen nun auch die Kunden aktiver in die Prozesse eingebunden werden. Hierfür soll das bisher genutzte Upload-Portal abgeschafft und Schritte wie die Datenannahme oder die Druckfreigabe fortan über MediaLink abgewickelt werde. Ausserdem strebt die Mattenbach-Gruppe weitere Prozessoptimierungen in der Produktionsvorstufe an, um den Ressourceneinsatz, aber auch die Fehlerquote weiter zu reduzieren. In diesem Sinne sollen als Nächstes die Workflows für die Aufbereitung von Druck-PDFs ins MediaLink integriert werden.
Im Gespräch mit Rolf Kindhauser
Was waren die Hauptgründe für das Projekt MediaLink?
Die bisher eingesetzte Software für unseren Vorstufenproduktionsprozess war veraltet und wurde nicht mehr weiterentwickelt. Daher suchten wir eine Nachfolgelösung, die unseren damaligen, aber auch zukünftigen Anforderungen und Gegebenheiten innerhalb der Unternehmensgruppe gerecht werden konnte – und die eine dynamische Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg unterstützt.
«DAS ZIEL DES PROJEKTS WAR, DIE PROZESSE RUND UM DIE VERWALTUNG UND STEUERUNG ALLER AUFTRÄGE DER MATTENBACH-GRUPPE ZU OPTIMIEREN.»
Roman Möckli
Data Analyst / PIM Consultant bei QUANTUM DIGITAL