Interview mit dem PIM-Experten

Sascha, du bist Experte für Product Information Management-Systeme und hast bereits unzählige Projekte für Quantum Digital umgesetzt. Wenn du auf deine Karriere zurückblickst – was waren die grössten Veränderungen im Bereich Product Information Management (PIM)?

Heutzutage gibt es viel Ansprechendere und übersichtlichere Softwarelösungen als noch vor 20 Jahren. Zudem gibt es viel mehr Unterstützung durch die Software selbst mit Prüfungen und Automatismen. Eine der wertvollsten Errungenschaften ist sicherlich, dass die Anwender heute selbständig Daten importieren, resp. Exportieren können ohne Unterstützung aus der IT-Abteilung. Auch die Erweiterung des jeweiligen Datenmodells ist bei vielen auf dem Markt erhältlichen Lösungen kein Buch mehr mit sieben Siegeln und problemlos durch den Anwender machbar. 

Die Klassikerfrage direkt zu Beginn: Warum brauchen Unternehmen überhaupt ein PIM, wenn sie bereits ein ERP-System im Einsatz haben?

Ja, diese Frage kommt immer wieder und es gibt dazu unzählige Antworten und alle sind wahr. Aber ich persönlich bin der Meinung, dass jedes Unternehmen diese Frage für sich selbst beantworten muss.

Wenn ein Unternehmen nur eine kleine Anzahl an Produkten führt, die sehr simpel und mit wenigen Informationen erklärbar sind, wenn ausschliesslich in einer Sprache kommuniziert wird und die Produktdaten nicht zusätzlich über weitere Vertriebskanäle wie Marketplaces oder Printkataloge ausgespielt werden, kann ein ERP-System durchaus ausreichen.

In vielen Fällen ist es aber so, dass ein Unternehmen klein angefangen hat, mittlerweile jedoch über ein grosses Portfolio an komplexen Produkten verfügt oder die gesamte Schweiz beliefert – also mehrsprachig unterwegs ist. Daher sollte man das Ganze aus betriebswirtschaftlicher Perspektive betrachten.

Man sollte die Einführung eines PIM-Systems als langfristige Investition sehen, um die bisherige Man-/Women-Power, die in aufwändige und redundante Datenpflege fliesst, effizienter zu nutzen – und so langfristig Kosten einzusparen.

Grundsätzlich sollte man sich selbst die Frage stellen:
Bei welchem Anbieter fühlen Sie sich besser aufgehoben – dort, wo Sie diverse Fehler und Dateninkonsistenzen feststellen, oder dort, wo Sie saubere, strukturierte und aktuelle Daten antreffen?

Nicht alle brauchen ein PIM – aber man sollte zumindest schon einmal davon gehört haben, sich etwas darunter vorstellen können und ein PIM-System rechtzeitig integrieren, bevor das Datenchaos Einzug hält.

Was ist aus deiner Sicht der wichtigste Erfolgsfaktor, um ein PIM-Projekt richtig anzugehen?

• Freude am Projekt
• ein motiviertes Team
• klare Ziele
• Vertrauen
• eine gesunde Fehlerkultur

Und einen Partner der mein Business, meine Unternehmung, unsere Produkte und unsere Systemlandschaft versteht und auch nach dem GoLive weiterhin mit Rat und Tat zur Seite steht!

Welche Vorarbeiten sollten Unternehmen leisten, bevor ein PIM-System überhaupt integriert werden kann? 

Nichts Weltbewegendes… In der Regel geht einer effektiven Integration ein Evaluationsprozess voraus. Für welchen man schon viele der Vorarbeiten bereits angegangen ist, resp. schon jeweils ein erster Wurf der Daten, sonstige Exporte, Kontaktpersonen, Dienstleister, Partner, Stakeholder, usw. zusammengetragen wurde. 

Das Allerwichtigste ist eigentlich ein Betriebsinternes Team zu haben, dass sich der Umsetzung widmen kann.  

Welche Expertise sollten Unternehmen für die Umsetzung eines PIM-Projektes mitbringen? Bzw. ist eine Expertise inhouse überhaupt nötig?  

Unternehmen können sich den PIM-Hersteller oder einen Integrator zur Seite holen, damit sie kein unnötiges Know-How aufbauen müssen und sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. 

Wichtig ist, das Unternehmen vor dem Startschuss eine klare Vision resp. klare Ziele haben, welche ich mit dem PIM-Projekt erreichen wollen! Den Rest dürfen sie von ihrem Partner erwarten, der sie während der Umsetzung begleitet. 

Welche Fehler machen Unternehmen während eines PIM-Projekts häufig? 

Man unterschätzt häufig den Aufwand den auch die Unternehmung in Form von Know-How, Informationen, Absprachen, Definitionen, Datenpflege und -erfassung mit ins Projekt einbringen muss.  

Was man während Projekten auch immer begegnet, sind ständig wechselnde Anforderungen. 

Welche spannenden Trends gibt es zurzeit im Bereich PIM? 

KI/AI hinten und vorne und danach wieder zurück. Man wird regelrecht überflutet mit Features, aber was brauche ich wirklich oder was nützt mir bei meiner täglichen Arbeit im PIM am meisten etwas? 

Ich finde die einfachen, aber praktischen Helfer ganz toll, wie zum Beispiel die nachfolgenden: 

• Tagging oder Verschlagwortung von Medien. Ich habe mich früher beim Einchecken von Bildern, PDFs, Movies, Listen, Dokumenten, Anleitungen etc. immer schwer getan diese im MAM (Media Asste Management) sauber zu beschreiben, damit auch jeder diese wieder findet.
  Dank KI-Integration und der Unterstützung eines AWS-Services machen die das nun für mich. Selbst Texte auf Bildern werden erkannt und mit getagget, damit man danach suchen kann.  

• Doubletten Prüfung; wer kennt das Thema nicht, dass vom Produkt-Bild des Artikels «4711» in der Zwischenzeit auf fast jedem Rechner im Unternehmen schon eine Kopie mit irgendwelchen eignen Verschönerungen existieren, und niemand mehr sicher ist, was nun das Original ist?  Wenn man aus Versehen mal so eine Version eincheckt, hilft uns die Doublettenprüfung dies zu Erkennen. 

• Das nächste schon weit verbreitete Feature ist sicherlich die Unterstützung resp. Automatisierung von Übersetzungen. Im technischen Sektor hat sich aus meiner Sicht hier Deepl und die grossartige Funktion des eigenen Glossars gut etabliert. 

Dies, um nur einige zu nennen, unter welchen man sich auch etwas vorstellen kann, und der grosse Mehrwert mit sich bringet.  

Und zum Schluss: Was ist dein persönlicher Tipp für alle, die ein PIM-System einführen möchten? 

Nicht lange zögern und sich zu einem ersten unverbindlichen Termin durchringen. Meistens wissen alle im Unternehmen, dass es Zeit ist für die Einführung eines PIM-Systems aber der Erste Schritt möchte niemand machen. Die meisten Experten bieten jedoch kostenfreie Erstberatungen an. Genau da sollte man beginnen um eine erste Klarheit zu erlangen.  

Vielen Dank Sascha, dass du dir die Zeit genommen hast. Der Einblick war sehr spannend. 

Sind Sie auf der Suche nach einem Pim-Projekt Partner? 

Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Füllen Sie unsere kurze PIM-Checkliste aus und wir melden uns schnellstmöglich wieder bei Ihnen mit einer kleinen Analyse: