Excel vs. PIM – Wann der Umstieg notwendig wird

Microsoft Excel ist ein fester Bestandteil des Büroalltags und wird in zahlreichen Unternehmensbereichen genutzt. Als intuitives Werkzeug zur Datenerfassung und -analyse erleichtert es die Arbeit mit Informationen in unterschiedlichsten Kontexten.

Doch wie geeignet ist Excel, wenn es um die Verwaltung und Vermarktung von Produktdaten geht? Welche Grenzen gibt es, und wann lohnt es sich, in ein spezialisiertes Product Infomation Management-System zu investieren?

Zu Beginn verwalten viele Unternehmen ihre Produktdaten mit Excel – und bei einer kleinen Sortimentsgrösse ist das auch gut machbar. Doch mit wachsendem Sortiment und zunehmender Firmengrösse stösst man mit Excel schnell an Grenzen: Die Verwaltung wird unübersichtlich, und die Fehlerquote steigt.

Wann und warum der Wechsel zu einem PIM-System notwendig ist, zeigen wir in diesem Beitrag.

Die Grenzen von Excel bei der Produktdatenverwaltung

Excel ist ein leistungsstarkes und flexibles Werkzeug. Es ermöglicht den Import und Export strukturierter Daten, bietet eine übersichtliche Organisation durch Registerkarten und Spalten für Produktkategorien und stellt hilfreiche Funktionen wie Formeln und Dropdownlisten bereit, um Eingaben zu vereinheitlichen und zu automatisieren. Zudem ist es von jedermann in kürzester Zeit bedienbar.

Für die Verwaltung komplexer Produktinformationen ist es aber oft ungeeignet. Die häufigsten Probleme mit denen unsere Kunden vor der Integration eines PIM-Systems zu kämpfen haben:

• Dateninkonsistenzen: Es wird mit mehreren Versionen gearbeitet, was dazu führt, dass keine Version vollständig ist. Dies kann zu Inkonsistenzen bei Übersetzungen führen, sodass die Version auf Deutsch nicht die gleichen Inhalte hat wie in einer anderen Sprache.
• Begrenzte Kollaborationsmöglichkeiten: Meistens müssen Daten von Händlern oder Lieferanten oder anderen Quellen verwaltet werden. Aufgrund der fehlenden Schnittstellen ist eine optimale Kollaboration nicht möglich. Daten müssen umständlich von der einen Informationsquelle in Excel übertragen werden.
• Mangelnde Skalierbarkeit: Durch Sortimentswachstum entstehen endlose Listen. Das Risiko, den Überblick zu verlieren und somit die Datenqualität zu beeinträchtigen, ist sehr hoch.
• Eingeschränkte Automatisierung: Mitarbeiter sind permanent mit dem manuellen Aktualisieren und Synchronisieren beschäftigt. Dies führt zu höheren Personalkosten. Zudem sind manuelle Schritte immer fehleranfällig.

4-Anzeichen, dass der Umstieg auf ein PIM-System notwendig ist

Der Entscheidung auf ein PIM-System umzustellen, geht meistens eine Reihe von Problemen voraus. Wenn folgende Probleme sich im Unternehmen bemerkbar machen, sollte ein Umdenken in der Datenpflege stattfinden:

1. Hohe Fehlerquote: Produktinformationen sind über verschiedene Datenkanäle nicht konsistent.

2. Hoher Zeitaufwand: Mitarbeiter sind konsequent mit der Pflege ihrer Produktdaten beschäftigt oder es müssen sogar neue Mitarbeiter dafür eingestellt werden. Gleichen Daten müssen in unterschiedlichen Softwares wie ERP, CMS, E-Shop etc. mehrfach gepflegt werden. Ein weiteres Zeichen ist, wenn die Daten in den verschiedenen Programmen nicht übereinstimmen.

3. Wachsende Anzahl an Vertriebskanäle: Dank der Digitalisierung wächst die Anzahl Kanäle wie z.b. Marktplätze. Um doppelte Arbeiten zu vermeiden, ist ein einheitliches System notwendig.

4. Fehlende Schnittstellen: Excel bietet keine direkten Anbindungen an E-Commerce Plattformen oder ERP-Systeme. Es gibt somit auch keine Mehrsprachigkeit für die Kanäle und keine Anbindungen zu Lieferanten oder Händler.

Vorteile eines PIM-Systems

Ein Product Information Management-System bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Produktdaten effizient zu verwalten und für verschiedene Kanäle nutzbar zu machen:

• Zentrale Verwaltung: Das Hauptziel ist besteht darin, isolierte und über mehrere Ebenen verteilte Daten zu zentralisieren. Eine zentralisierte, cloudbasierte PIM-Plattform erleichtert die gemeinsame Nutzung von Daten sowohl innerhalb als auch ausserhalb des Unternehmens und reduziert so Datenchaos erheblich.
• Customer Experience: Laut Forbes gaben 74% der Kunden an, dass sie allein aufgrund eines positiven Kauferlebnisses bestellen würden. Dank erhöhter Datenqualität, automatisierter Schnittstellen, Datenanalysen und der fortschrittlichen Funktionen eines PIM bieten Unternehmen ihren Kunden ein besseres Kauferlebnis.
• Höhere Datenqualität: Durch die Einbindung regelbasierter Workflows überprüft das PIM-System automatisch die Vollständigkeit und Qualität der gespeicherten Daten. Dieser präzise Validierungsprozess stellt sicher, dass ausschliesslich qualitätsgesicherte Daten freigegeben und verfügbar gemacht werden – ein entscheidender Vorteil in einer Zeit, die massgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
• Datenanalyse: Unternehmen investieren viel, um Daten genau zu analysieren und daraus nicht nur den Geschäftserfolg zu messen, sondern ganze Unternehmensstrategien zu entwickeln. Datenmanagement und Data Governance sind in grossen Unternehmen weit verbreitet. Ein PIM-System lässt sich nahtlos mit Analysetools verknüpfen, sodass Sie das Verhalten und die Vorlieben Ihrer Kunden detailliert auswerten können.
• Übersetzung: Gerade in einem viersprachigen Land wie der Schweiz sind Übersetzungen wichtig, wenn man landesweit seine Produkte vertreiben möchte. Ein PIM-System mit integrierten Übersetzungsfunktionen hilft, diese Herausforderungen zu meistern und Kosten zu reduzieren. Teams können so schnell identifizieren, welche Inhalte vorrangig übersetzt oder überarbeitet werden müssen.

Der Umstieg: Wie gelingt der Wechsel von Excel zu PIM?

Viele Unternehmen schrecken vor dem Wechsel von Excel zu einem PIM-System zurück, da sie befürchten, dass die Datenmigration aufwendig und kompliziert ist. Doch mit den richtigen Spezialisten – wie Quantum Digital – lässt sich dieser Prozess effizient und reibungslos gestalten. Folgende Schritte werden dabei durchlaufen:

1. Analyse der aktuellen Prozesse: Zunächst wird der IST-Zustand Ihres aktuellen Workflows analysiert. Dabei identifizieren wir Schwachstellen und Potenziale für Optimierungen.

2. Auswahl des geeigneten PIM: Basierend auf der Analyse empfehlen wir Ihnen die beste Lösung – sei es ein Open-Source- oder proprietäres PIM-System, das genau zu Ihren Anforderungen passt.

3. Datenmigration: Ihre bestehenden Daten werden überarbeitet, strukturiert und in das neue PIM-System übertragen. Während dieses Prozesses stehen unsere Experten Ihnen kontinuierlich zur Seite.

4. Schulung Mitarbeiter: Ein neues System ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Deshalb schulen wir Ihre Mitarbeiter ausführlich, sodass sie das PIM-System effizient und sicher bedienen können.

5. Kontinuierliche Optimierung: Auch nach der erfolgreichen Einführung sind wir für Sie da! Unser Support-Team hilft Ihnen bei Fragen, Anpassungen oder Optimierungen – damit Sie das volle Potenzial Ihres PIM-Systems ausschöpfen.

Fazit

Für Unternehmen mit einer kleinen Produktanzahl ist Excel eine einfache und praktikable Lösung. Doch sobald das Sortiment wächst, mehrere Mitarbeiter mit der Produktverwaltung betraut sind und sich die Geschäftsprozesse komplexer gestalten, stösst Excel schnell an seine Grenzen. Wenn ein Unternehmen langfristig wachsen möchte, ist ein frühzeitiger Umstieg auf ein zuverlässiges und fortschrittliches PIM-System ein notwendiger und lohnender Schritt.

Interessiert? Lassen Sie sich unverbindlich beraten – wir helfen Ihnen, die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden!